.

Оформление документов - тост за новый ГОСТ

Новый ГОСТ, который рекомендован к применению для оформления организационно-распорядительных документов компании и содержит новые требования. Разберемся, как изменились состав реквизитов на приказах, их оформление и заверение.

Грамотное кадровое делопроизводство – это для любой компании основа успешного прохождения проверок трудовой и налоговой инспекции, внебюджетных фондов и отсутствия таких негативных их последствий, как приостановка деятельности, дисквалификация, судебные тяжбы, штрафы.

Все внутренние документы, с которыми приходится работать бухгалтеру, «нагруженному» еще и обязанностями кадровика, можно разделить на:

  • организационные;

  • распорядительные;

  • справочно-информационные;

  • документы по личному составу, журналы (книги) учета и контроля.

Организационные документы, в свою очередь, подразделяются на:

  • положение (документ, который определяет порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений);

  • устав (свод правил, которые регулируют деятельность компании, а также взаимоотношения ее членов в процессе хозяйственной деятельности);

  • должностная инструкция (организационно-распорядительный документ, в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности компании, ее подразделений и должностных лиц).

  • штатное расписание (документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, название должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки и месячный фонд заработной платы).

Что касается распорядительных документов, то они носят административный характер и адресованы нижестоящим или подчиненным компаниям, предприятиям, группам или отдельным исполнителям, руководителям.

К распорядительным документам относят постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Оформляйте по-новому

С 1 июля 2018 года введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 №2004-ст). Помимо прочего, ГОСТ меняет порядок заверения копий документов. Главное изменение - на копии нужно прописывать, где хранится подлинник.

Обратите внимание

Порядок заверения копий поменялся, но только в отношении документов, копии которых предназначены внешним пользователям, а также увольняющимся сотрудникам. В этих случаях нужно указать слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и ее расшифровку), а строчкой ниже - дату заверения. Дополнительно указывают надпись о месте хранения подлинника и ставят печать компании.

Новый ГОСТ называется «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми.

Новые реквизиты

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТы не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения. К исключенным относятся:

  • код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);

  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);

  • идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Все эти реквизиты, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось

Зато состав документа дополнен следующими реквизитами:

  • наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);

  • наименование должности лица – автора документа

  • гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);

  • отметка об электронной подписи (вместо реквизита «Идентификатор электронной копии документа» - реквизит 30 по старому ГОСТ Р 6.30-2003).

Причина исключения реквизита «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003) – утрата практического значения. В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа. По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.

В отметке об электронной подписи указывают:

  • текст «Документ подписан электронной подписью»;

  • номер сертификата ключа электронной подписи;

  • Ф.И.О. владельца сертификата;

  • срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.

Включение же в новый ГОСТ наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них.

Общие требования к созданию

Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ. Например, уточняется, что предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

  • Times New Roman № 13, 14;

  • Arial № 12, 13;

  • Verdana № 12, 13;

  • Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров.

Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов (то есть в верхнем углу страницы) — не более 7,5 см. Если текст печатается продольным способом, то длина самой длинной строки не должна превышать 12 см. Абзацный отступ текста составляет 1,25 см. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;

Справочно

Первоначально датой введения ГОСТ Р 7.0.97-2016 в действие было 1 июля 2017 г. Поводом для отсрочки послужило упоминание в пункте 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Кроме этого, в ГОСТе указано, что документы можно создавать на обеих сторонах листа (на лицевой и на оборотной). В таком случае ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. Печать не должна попадать на подпись.

Многостраничные локальные нормативные акты могут иметь титульный лист. Нумеровать страницы можно начинать с титульного листа, а можно его не включать. Номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа

Заверение копий

Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Веста» в деле № 25/17 за 2017 год».

В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

«Правила хорошего тона»

По старому ГОСТу при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В новом стандарте установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ, инициалы ставятся после фамилии.

Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Регламентировано применение слова «уважаемый». В обращении по должности наименование должности рекомендуется писать с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»

Вверх

Простой юридический
вопрос ставит в тупик?
Найти ответ в бераторе!